Valent Qafleshi
Pozicioni shoqëror i arkivave si “shërbim publik i qytetarëve” dhe përfaqësuesve profesionistë të profesionit arkivor është në përpjesëtim të drejtë me kontributin që ata japin për qytetarët në ushtrimin e të drejtave të tyre, në procedimet para organeve të tjera shtetërore.
Një sistem i organizuar i operacioneve zyre dhe arkivore, si detyrë parësore e shërbimit arkivor jashtë arkivit, u mundëson krijuesve të prodhojnë materiale cilësore informative për materialet arkivore në përpunimin dhe rregullimin e cila arrihet një shfrytëzim më i mirë i të dhënave nga materialet arkivore. për qëllime zyrtare, private-juridike dhe shkencore.
Duke lexuar veprimtarinë legjislative në lidhje me menaxhimin e të dhënave dhe arkivave, na krijohet përshtypja e veprimtarive procedurale të fiksuara dhe të rregullta: lëndët arkivore të krijuara nga autori, ruhen në depot e tyre, pas plotësimit të kërkesave ligjore, mbërrin në arkivin përkatës që lëshon të dhëna për nevojat e qytetarëve ose i vënë ato në dispozicion të të interesuarve për kërkimin shkencor.
Historiku i themelimit të Arkivit Ndërkomunal të Prizrenit
Arkivat janë vende më të rëndësishme burimore të informimit për të kaluarën historike dhe të tanishmen, prandaj kanë rol dhe detyrë në kuadrin e sistemit informativ, historik, kulturor, administrativ, etj.
Pra, Shkenca arkivore merret me trashëgiminë. Termin trashëgimi sipas përkufizimit të autorit kroat Maroeviqi do të thotë, “Objekt i trashëgimisë është një objekt real që me materialin dhe formën e tij dokumenton realitetin në të cilin është krijuar, në të cilin ka jetuar dhe me të cilin ka hyrë në të tashmen”. Objektet e trashëgimisë kanë shtresa të pasura kuptimore që komunikojnë mesazhe nga e kaluara në të tashmen dhe i ruajnë ato për të ardhmen”. Shkenca arkivore, mbledhë, përpunon, mbron dhe prezanton trashëgiminë.
Duke u nisur nga rëndësia e arkivave, komuna e Prizreni, vendosi të formojë arkivin historik të saj.
Arkivi i sotëm Ndërkomunal i Prizreni fillimisht është quajtur Arkivi Komunal i Prizrenit, i cili u themelua në bazë të Ligjit Themelor mbi themelatat dhe mbi Ligjin materialin arkivor dhe Shërbimin e arkivës, me 26 dhjetor 1967, Komuna e Prizrenit nxori Vendimin për themelimin e Arkivit Historik të Prizrenit.
Arkivi Komunal i Prizrenit, punën e fillojë në një zyrë të vogël në ndërtesën e Komunës së Prizrenit, me dy punëtor, Syrea Paçarizi-drejtori dhe një punëtore.
Punën e nisën duke vizituar organizatat shoqërore në katër komunat nënshkruese, rëndësi ju kushtua materialit të regjistraturave, të cilat u morën për ruajtje të përhershme në Arkivin Historik të Prizrenit.
Fondi i parë nga punonjësit e këtij arkivi, merren në komunën e Dragashit, me 13 maj të vitit 1968, i cili fond u emërtua si: Fondi i Këshillave Popullor të Komunës së Dragashit.
Fondi i parë i këtij arkivi, është ai i Këshillit Popullor të Dragashit 1945-1961, me nën fondet e saja si:
Arsimi, Shëndetësia, Administrata, kadastra etj.
±Fondi: Fondi Këshilli Popullor i Brodosanës
±Fondi: Këshilli Popullor i Bellobradit
±Fondi: Këshilli Popullor i Brodit
±Fondi: Këshilli Popullor i Vranishtës
±Fondi: Këshilli Popullor i Restelicës , pra këto ishin fondet e krijuara e të marra nga Komuna e Dragashit.
Për përgatitjen e fillimit të punës së Arkivit, u formua një Komision prej shtatë anëtarësh në këtë përbërje:
∙Sherif Thaçi, përfaqësues i Kuvendit Komunal Prizren.
∙Gjorgje Mlladenoviq, përfaqësues i Kuvendit Komunal Prizren.
∙Fatim Dërguti, përfaqësues i Kuvendit Komunal Rahovec.
∙Hysen Lushi, përfaqësues i Kuvendit Komunal Suha Rekë.
∙Myrteza Kojçin, përfaqësues i Kuvendit Komunal Dragash.
Me shtimin e punës, pranohen edhe dy punëtor për punë të arkivistit ndërsa, ndërtesa e arkivit u ç’vendos në ish-objektin e Sigurimit Social, përball “Bajrakli” Xhamisë, me kushte shumë më të mira.
Më pas ndërron objekt dhe vendoset në ndërtesën e ish-Bankës Komerciale të Prishtinës, me seli në Prizren, me kushte dhe hapësira më të mëdha me dy zyra dhe një depo për vendosjen dhe ruajtjen e materialit të dokumenteve arkivore.
Do të ndërron edhe disa lokacione dhe atë:
∙Në ish-objektin e Kuvendit Komunal të Prizrenit.
∙Në ndërtesën e ish-internatit (i cili objekt ishte në pronësi të kishës katolik, por i
konfiskuar).
∙Pas luftës së Kosovës, ky arkiv ndërron prapë lokacion dhe vendoset në ndërtesën e Shoqatës së të Verbërve dhe të Shurdhëve-Prizren.
∙Në ndërtesën e avokatëve shoqëror e publik (pronë komunale).
∙Prapë ndërron objekt dhe vendoset në objektin e Gjykatës Komunale për Kundërvajtje të Prizrenit.
Qëllimi i themelimit të arkivit Ndërkomunal të Prizrenit
Qëllimi kryesor i çdo arkivi është grumbullimi, ruajtja dhe dhënia për shfrytëzim e materialit arkivor për punë hulumtuese – shkencore, profesionale, arsimore – edukative dhe për nevojat e tjera me interes publik, organet shtetërore, institucionet dhe organizatat si dhe bashkësitë tjera për qytetarët.
Detyrat dhe obligimet e arkivave si institucione janë të shumëfishta. Mirëpo, veprimtaria kryesore e tyre është: mbrojtja e lëndës arkivore në arkiv dhe jashtë arkivit (të poseduesi, përkatësisht krijuesi i lëndës arkivore); pranimi, vendosja dhe ruajtja e lëndës arkivore.
Seksionet për mbrojtjen dhe pranimin e Lëndës arkivore në Arkivin Ndër Komunal të Prizrenit Arkivi Ndër komunal i Prizrenit ka shërbimet:
∙Shërbimi i mbrojtjes së lëndës arkivore jashtë arkivit (Shërbimi i jashtëm)
∙Shërbimi i depos
∙Seksioni për rregullimin dhe përpunimin e lëndës arkivore
∙Seksioni për punë të përgjithshme dhe financiare
∙Kuadri arkivor
∙Biblioteka
Përpunimi dhe rregullimi i lëndës arkivore në Arkivin Ndërkomunal të Prizrenit
Faqja kryesore » Funksionet dhe shërbimet » Renditja dhe përpunimi i materialit arkivor Krahas marrjes se materialit arkivor zhvillohet dhe procesi i përpunimit të lëndës arkivore, e cila zhvillohet nga njësia për përpunimin dhe rregullimin e lëndës së arkivore.
Përpunimi dhe rregullimi i materialeve arkivore është një nga punët profesionale, të rëndësishme dhe më komplekse të arkivit.
Radha në të cilën është renditur materiali varet nga radha në të cilën do të gjendet, shkalla në të cilën do të jetë e aksesueshme për përdorim dhe shfrytëzim nga hulumtuesit shkencor, personat juridik etj.
Renditja në arkiva përfshin këto njësi arkivore: fondet, fondet personale dhe familjare, koleksionet arkivore, librat e gjendjes civile, kujtimet, fotografitë, mikrofilmat, vulat, transkriptet e dokumenteve, kopjet e dokumenteve, materialet e shtypura, materialet fonetike, materialet hartografike dhe të tjera. Rregullimi i mjeteve bëhet në përputhje me parimin e prejardhjes dhe parimin e prejardhjes së lirë.
Pas përfundimit të rregullimit të fondeve, kalohet në përpunimin e tyre arkivor. Përpunimi përfshin të gjitha operacionet që kryhen në fondet e aranzhuara me qëllim mbrojtjen e plotë të tyre dhe afrimin e tyre me përdoruesit për nevoja shkencore, kulturore-arsimore, ekonomike, politike dhe të tjera. Këto veprime kryhen me qëllim të krijimit të inteligjencës mbi fondet dhe përmbajtjen e materialit në to. Mjetet e inteligjencës përfshijnë: inventarin e hyrjes, inventarin e përgjithshëm, pasqyrat, katalogët e përgjithshëm, listat, inventarin përmbledhës, regjistrat, katalogët tematikë, inventarët analitikë, listat individuale dhe listat e materialeve, fondeve dhe koleksioneve.
Ato ndahen në dy grupe bazë:
-Grupi i parë përfshin mjetet e inteligjencës që ofrojnë informacion për fondet dhe koleksionet me përmbajtjen e duhur në to. Këto janë: regjistrimi dhe inventari i përgjithshëm, pasqyrat, udhëzuesit, katalogët dhe listat e përgjithshme.
-Grupi i dytë përbëhet nga mjetet e inteligjencës që mundësojnë njohuri për përmbajtjen e fondeve dhe koleksioneve. Ky lloj i mjeteve të inteligjencës janë: inventarët përmbledhës, inventarët analitikë, regestat, katalogët tematikë, listat individuale dhe listat e materialeve të fondeve dhe koleksioneve.
Arkivin Ndërkomunal të Prizrenit ka të paktën një nga mjetet informative të lartpërmendura për fondet e organizuara dhe përmbajtjen e materialit në to.
Në institucion vëmendje e veçantë i kushtohet mbajtjes së inventarit hyrës, të përgjithshëm, përmbledhës dhe analitik, si dhe rishikimit dhe udhëzimit të fondeve.
Inventari i përgjithshëm është dokumenti bazë për mbrojtjen e të gjithë materialit të Arkivit dhe mjeti i parë i informimit për përmbajtjen e fondeve dhe koleksioneve.
Mënyra e mbajtjes së inventarit të përgjithshëm është e rregulluar në mënyrë unike për të gjitha arkivat me Agjencisë së Arkivave të Kosovës.
Inventari i përgjithshëm në Arḫiv menaxhohet nga drejtori Mr. sc. Hyrmet Veliu.